HubSpot CRM gratis para un negocio pequeño, bien montado

Si tus ventas viven en el WhatsApp de tu celular, ya conoces el problema: le escribiste a alguien hace dos semanas, no sabes si le mandaste la cotización y no tienes idea de cuántos negocios se te enfriaron este mes. Un CRM arregla eso, y el de HubSpot tiene una versión gratuita que, bien montada, le alcanza a un negocio pequeño por mucho tiempo.

Qué trae el plan gratis hoy

Según la propia página de HubSpot en español (consultada en octubre de 2026), el CRM gratuito no pide tarjeta de crédito, no caduca y admite hasta dos usuarios y hasta 1.000 contactos. Incluye gestión de contactos, negocios y tareas, pipeline de ventas, seguimiento de correos con notificaciones, programación de reuniones, chat en vivo, cotizaciones, panel de informes, la app móvil y acceso a más de 2.000 integraciones.

Del lado de marketing, la página de precios de HubSpot indica 2.000 envíos de correo por mes calendario, con marca de HubSpot, y una sola acción automatizada. En herramientas de ventas, la misma tabla de precios muestra para el plan gratis 3 plantillas de correo, 3 fragmentos de texto y 1 enlace de reuniones, también con marca de HubSpot.

Para tu negocio: 1.000 contactos suenan a poco, pero son contactos reales con nombre y teléfono, no seguidores. Una pyme que cierra 10 ventas al mes tarda años en llenarlos.

Montaje en orden, en una tarde

1. Crea la cuenta

Entra a la página del CRM gratuito y regístrate con el correo del negocio, no con uno personal. No te va a pedir tarjeta. Cuando pregunte el tamaño del equipo y el sector, responde con la verdad: eso define qué te muestra primero.

2. Arma el pipeline con etapas que reflejen tu venta por WhatsApp

HubSpot trae etapas genéricas en el pipeline de negocios. Cámbialas por el proceso que de verdad vives. Para una pyme que vende por WhatsApp, esto funciona:

1. Nuevo contacto: escribió por WhatsApp, Instagram o el formulario de la web.
2. En conversación: ya respondiste y estás levantando la necesidad.
3. Cotización enviada: le mandaste precio. Aquí se mueren los negocios sin seguimiento.
4. Negociación: pidió ajustes, está comparando o esperando aprobación.
5. Cerrado ganado y Cerrado perdido: con el motivo de pérdida anotado.

El plan gratis te da el pipeline de negocios como función incluida. Si necesitas procesos de venta separados (por ejemplo, producto y servicio con etapas distintas), ahí ya hablas de planes pagos: la tabla de HubSpot muestra 15 pipelines por cuenta desde Starter.

3. Define las propiedades mínimas

No crees veinte campos. Con estos cinco tomas decisiones:

• Teléfono con WhatsApp (el campo de teléfono normal, bien diligenciado).
• Origen del contacto: referido, Instagram, Google, pauta.
• Ciudad.
• Valor estimado del negocio, en pesos.
• Fecha del próximo seguimiento, como tarea.

4. Conecta tu correo

En la configuración personal, conecta tu Gmail o Outlook. Desde ahí los correos que cruces con un cliente quedan registrados en su ficha y recibes notificación cuando abren tus mensajes. Es la función que más rápido se siente: dejas de preguntarte si vieron la cotización.

5. Arma tu primer reporte

El panel de informes viene incluido. Empieza con dos: negocios por etapa del pipeline (dónde se estancan) y negocios creados por mes (si estás prospectando o solo administrando). Revísalos cada lunes, cinco minutos.

Dónde duele lo gratis

• La marca de HubSpot aparece por todas partes: en los correos de marketing, en el chat en vivo y en el enlace de reuniones. Quitarla cuesta plan pago.
• Las automatizaciones están capadas: una sola acción automatizada en correo. Nada de secuencias de seguimiento automáticas ni flujos de trabajo.
• Dos usuarios: el tercero del equipo ya no entra con permisos propios.
• Tres plantillas de correo: alcanza para cotización, seguimiento y cierre, nada más.
• WhatsApp no viene integrado: registras las conversaciones a mano o con integraciones externas. El plan gratis no trae bandeja de WhatsApp nativa.

El salto a pago arranca en el plan Starter, que la página en español muestra desde 15 dólares por usuario al mes, y que entre otras cosas elimina la marca de HubSpot.

Cuándo NO usar HubSpot

Si atiendes menos de 15 clientes al año y todos llegan por referido, una hoja de cálculo con disciplina te sirve igual y te ahorra la curva de aprendizaje. Si tu operación entera es WhatsApp con tres o más vendedores respondiendo a la vez, mira primero herramientas nacidas para eso, porque vas a pelear contra el registro manual todos los días. Y si lo que buscas son automatizaciones de verdad (secuencias, asignación automática, scoring), lo gratis de HubSpot te va a quedar corto rápido: ahí compara el costo de Starter o Pro contra alternativas antes de casarte.

La regla honesta: el CRM gratis no te consigue clientes. Te impide perder los que ya te escribieron.

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